DFAC：联邦财政合规

委员会应确保地区收到的联邦基金是按照联邦要求管理的，包括但不限于联邦统一奖助金指导。本政策概述了考虑联邦资助时地区的责任。董事会指定商业服务执行主任作为联邦项目协调员和所有联邦项目和资金的地区联系人。

商务事务执行主任应建立和维持健全的财政管理制度，包括内部控制和联邦赠款管理标准，涵盖直接和州管理的联邦赠款的接收，并跟踪与赠款有关的资金的成本和支出。为协助联邦基金的适当管理和本政策的实施，主管可建议采用额外的程序和法规来补充本政策。

地区财务管理制度的设计应具有强大的内部控制，高度透明和问责制，并有文件化的程序，以确保满足所有财务管理制度的要求。财务管理标准和程序应确保履行下列职责：

• 确认-地区必须在其帐目中确认所有收到和使用的联邦奖助金，以及这些奖助金是根据联邦计划收到的。
• 财务报告-每个联邦奖励或项目的财务结果的准确、最新和完整的披露必须按照教育部一般行政法规（EDGAR）的财务报告要求进行。
• 会计记录-地区必须保存记录，以充分识别联邦政府援助活动的资金来源和使用情况。
• 内部控制——必须对所有联邦资金、用联邦资金购买的不动产和个人财产以及用联邦资金获得的其他资产保持有效的控制和问责制。该地区必须充分保护所有这些财产，并必须确保其仅用于授权的目的。
• 预算控制——实际支出或支出必须与预算数额进行比较。应制定程序以确定联邦基金成本的可容许性。
• 现金管理-地区应保持书面程序，以实施EDGAR中的现金管理要求。
• 成本容许率-地区应确保对每项联邦裁决收取的所有费用的容许率进行准确的确定和记录。

员工的时间和精力报告

所有领取联邦资金的地区雇员应依法记录他们为支持每项联邦计划而进行的工作所花费的时间。时间和努力报告要求不适用于签约个人。

保留记录

地区应发展并维持纪录管理计划及相关的理事会政策、行政法规、及/或纸本及电子纪录（包括电子邮件）的保留、检索及处置程序。

地区应确保妥善保存联邦财政记录，记录：

• 联邦资金数额；
• 如何使用资金；
• 每个项目的总成本；
• 从其他来源提供的每个项目总费用的份额；
• 其他便于有效审核的记录；
• 其他符合联邦项目要求的记录
• 重要的项目经验和成果。

所有记录必须是可检索的，并可用于规划或财务审计。

地区应向联邦奖励机构、监察长、美国总审计长和传递实体或其任何授权代表提供查阅与联邦奖励有关的任何文件、文件或其他地区记录的权利。地区还应允许地区人员及时和合理地与这些文件进行面谈和讨论。

记录应保留至少三(3)年，自最终财务状况报告提交之日起，或根据联邦法律或联邦裁决的要求另有规定，除非授予机构、审计认可机构、审计监督机构或间接成本认可机构提供书面延期。如果任何诉讼、索赔或审核在标准记录保存期限届满前开始，记录应保留至所有诉讼、索赔或审核解决并采取最终行动为止。

地区应确保所有受法律或法规保护的个人识别资料，是依照适用法律、法规、委员会政策、行政法规和程序的要求来处理的。

Subrecipient监控

若地区颁发次级奖助金，地区应制定程序以：

• 评估不合规的风险。
• 监督基金受助人确保遵守联邦、州和地方法律和委员会的政策、法规和程序。
• 确保地区的记录被调整，以纠正通过次级接受者的审核、现场评审或其他监督发现的记录保存问题。

遵从性侵犯

应告知参与联邦资助项目的雇员和承包商，不遵守联邦法律、法规或联邦授予的条款和条件可能导致联邦授予机构或传递实体施加额外条件或全部或部分终止授予。